Nezaplatené faktúry a pohľadávky: ako chrániť cash flow firmy

Nezaplatené faktúry a pohľadávky po splatnosti môžu viazať peniaze, zhoršovať cash flow a zvyšovať kreditné riziko firmy. V článku sa dozviete, ako pohľadávky sledovať, ako nastaviť prevenciu, čo robiť pri omeškaní zákazníka a kedy zvážiť vymáhanie alebo poistenie pohľadávok.

Čo sú pohľadávky a kedy vzniká nezaplatená faktúra?

Pohľadávky voči zákazníkom predstavujú sumy, ktoré majú zákazníci firme zaplatiť, no k určitému dátumu ešte neboli uhradené. Pri ich riadení je užitočné rozlišovať najmä:

• Pohľadávky po lehote splatnosti – termín úhrady už uplynul a je potrebné začať alebo zintenzívniť inkasné kroky.
• Pohľadávky pred lehotou splatnosti – úhrada ešte nie je oneskorená, no finančné prostriedky zostávajú do zaplatenia viazané.
• Dodané, ale ešte nevyfakturované plnenia – z pohľadu interného finančného riadenia je užitočné sledovať aj tovary alebo služby, ktoré už boli dodané, ale faktúra ešte nebola vystavená.

V slovenskom účtovníctve treba od obchodného pohľadu na objem pohľadávok odlišovať ich účtovné zachytenie a vykazovanie podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a príslušných postupov účtovania.

Ako sledovať pohľadávky a faktúry po splatnosti?

Pre finančné riadenie je užitočné sledovať nielen celkovú hodnotu neuhradených faktúr, ale aj jej vývoj a vekovú štruktúru. Samotná vysoká suma pohľadávok nemusí znamenať problém, napríklad pri rýchlom raste predaja. Rozhodujúce je, aká časť je už po splatnosti a ako sa mení platobné správanie zákazníkov.

Veková analýza pohľadávok: ktoré faktúry riešiť ako prvé

Jedným z praktických nástrojov je veková analýza pohľadávok, ktorá rozdeľuje neuhradené faktúry napríklad na:

• pred splatnosťou,
• 1 až 30 dní po splatnosti,
• 31 až 60 dní po splatnosti,
• 61 až 90 dní po splatnosti,
• viac ako 90 dní po splatnosti.

Takéto členenie pomáha rýchlo identifikovať zákazníkov s opakovaným alebo výrazným omeškaním a nastaviť priority pri vymáhaní.

Manažérske prehľady

Pohľadávky je vhodné zahrnúť do pravidelného finančného reportingu. Firma môže sledovať napríklad:

• vývoj celkového objemu pohľadávok a podiel pohľadávok po splatnosti,
• koncentráciu pohľadávok na najväčších zákazníkov,
• interné kreditné limity a ich čerpanie,
• platobnú disciplínu zákazníkov,
• rozdelenie pohľadávok podľa obchodníkov alebo segmentov.

Automatizované riadenie

ERP a účtovné systémy môžu monitoring zjednodušiť pomocou automatických upozornení, párovania platieb a kontroly prekročenia interných kreditných limitov. Dôležité je zachytiť zhoršovanie platobného správania čo najskôr.

Ako predchádzať nezaplateným faktúram

Nastavte interný kreditný limit pre každého zákazníka podľa jeho bonity, obchodnej histórie a veľkosti expozície.

• Pravidelne sledujte vekovú štruktúru pohľadávok a prioritizujte prípady po splatnosti.
• Nastavte automatické upozornenia pri prekročení limitov alebo oneskorení platby.
• Po splatnosti reagujte včas a komunikujte so zákazníkom bez zbytočného odkladu.
• Bonitu obchodného partnera preverujte  ešte pred uzatvorením významnejšieho obchodu.
• Zvážte poistenie pohľadávok ako nástroj riadenia rizika nezaplatenia.

Nezaplatené faktúry a splatnosť podľa slovenskej legislatívy

V obchodných vzťahoch medzi podnikateľmi upravuje čas plnenia peňažného záväzku najmä Obchodný zákonník. Pri dodaní tovaru alebo poskytnutí služby zmluvne určená lehota splatnosti spravidla nesmie presiahnuť 60 dní. Dlhšia lehota je možná, ak je výslovne dohodnutá a nie je v hrubom nepomere k právam a povinnostiam veriteľa. Pre subjekty verejného práva platí osobitný režim, ktorý v zásade pracuje s 30-dňovou lehotou a pripúšťa dlhšiu lehotu za zákonom stanovených podmienok.

Ak je dlžník v omeškaní s peňažným záväzkom a veriteľ splnil svoje zákonné a zmluvné povinnosti, veriteľ môže požadovať úroky z omeškania. Ak ich sadzba nie je dohodnutá, zákonná sadzba sa určuje podľa nariadenia vlády SR č. 21/2013 Z. z. Pre obchodnoprávne vzťahy sa základný spôsob výpočtu viaže na základnú úrokovú sadzbu ECB zvýšenú o 8 percentuálnych bodov; sadzba sa určuje na kalendárny polrok.

Pohľadávky ako indikátor finančného zdravia firmy

Objem a štruktúra pohľadávok poskytujú dôležitú informáciu o kvalite zákazníckeho portfólia a úspešnosti inkasa. Rast pohľadávok môže zvyšovať potrebu financovania prevádzky, no vysoký objem pohľadávok môže byť aj prirodzeným dôsledkom rastu predaja. Preto je dôležité sledovať najmä podiel pohľadávok po splatnosti, ich vek a koncentráciu.

Sledujte DSO

DSO (Days Sales Outstanding) vyjadruje priemernú dobu inkasa pohľadávok. Jedným z používaných orientačných výpočtov je:

DSO = (pohľadávky voči zákazníkom / obrat za sledované obdobie) × počet dní obdobia

Rastúce DSO môže upozorniť na spomaľovanie inkasa. Pri interpretácii treba zohľadniť sezónnosť, rast predaja, štruktúru zákazníkov a spôsob výpočtu používaný vo firme.

Ako riešiť pohľadávky a nezaplatené faktúry krok za krokom

1. Preverte bonitu zákazníka

Riadenie kreditného rizika sa začína ešte pred vznikom pohľadávky. Pred nadviazaním obchodného vzťahu alebo zvýšením expozície má zmysel preveriť finančnú situáciu zákazníka, jeho platobnú históriu a dostupné informácie o rizikovom profile. Na ich základe možno nastaviť interný kreditný limit a vhodné platobné podmienky.

2. Jasne nastavte platobné podmienky

V zmluve, objednávke a súvisiacej dokumentácii jasne stanovte splatnosť, spôsob úhrady a postup pri omeškaní. Pri predaji tovaru môže zmluva za splnenia zákonných podmienok pracovať aj s výhradou vlastníckeho práva, vďaka ktorej vlastníctvo k tovaru neprejde na kupujúceho skôr, než nastane dohodnutý okamih, typicky úplné zaplatenie kúpnej ceny. Formuláciu je vhodné nastaviť podľa konkrétneho obchodu.

3. Pri omeškaní konajte včas

Proces inkasa môže zahŕňať upozornenie na blížiacu sa splatnosť, kontakt po splatnosti, formálnu výzvu na zaplatenie, zapojenie špecialistu na vymáhanie a podľa okolností aj uplatnenie pohľadávky právnou cestou. Dôležitá je koordinácia obchodného, finančného a credit management tímu, aby firma ďalej nezvyšovala expozíciu voči rizikovému zákazníkovi.

4. Uľahčite zákazníkom úhradu

Rýchlejšiemu inkasu môže pomôcť jednoduchý platobný proces, napríklad jasné platobné údaje, inkaso alebo online platba. Prípadnú zľavu za skorú úhradu treba nastaviť s ohľadom na obchodnú maržu a účtovné a daňové dopady.

Vymáhanie pohľadávok, factoring a poistenie pohľadávok

Factoring

Factoring môže podľa konkrétneho produktu umožniť postúpenie pohľadávok faktorovi a financovanie ešte pred ich štandardnou splatnosťou. Cena a rozsah služieb závisia od poskytovateľa, typu factoringu, kvality pohľadávok a zmluvných podmienok.

Poistenie pohľadávok

Poistenie pohľadávok pomáha firme riadiť riziko, že zákazník neuhradí svoje obchodné záväzky. Poistiteľ môže zároveň poskytovať informácie na podporu posúdenia bonity odberateľov a stanovenia poistných limitov. Rozsah krytia, spoluúčasť, limity a ďalšie podmienky vždy vyplývajú z konkrétnej poistnej zmluvy.

Externé vymáhanie pohľadávok

Ak interné inkaso neprináša výsledok alebo firma nemá vlastné kapacity, môže vymáhanie zveriť špecializovanému partnerovi. Pri cezhraničných pohľadávkach môže byť výhodou partner so sieťou a znalosťou miestnych právnych a obchodných podmienok.

Často kladené otázky o pohľadávkach a nezaplatených faktúrach

Aký je rozdiel medzi pohľadávkami a záväzkami?

Pohľadávka predstavuje sumu, ktorú má obchodný partner zaplatiť firme. Záväzok je naopak povinnosť firmy zaplatiť napríklad svojim dodávateľom. Ich vývoj spolu so zásobami ovplyvňuje, koľko finančných prostriedkov firma potrebuje na financovanie každodennej prevádzky.

Je vysoký objem pohľadávok vždy problém?

Nie. Môže odrážať rast predaja a veľký objem nedávno vystavených faktúr. Dôležitá je veková štruktúra pohľadávok, podiel súm po splatnosti, koncentrácia na jednotlivých zákazníkov a vývoj DSO.

Čo robiť, keď zákazník nezaplatí faktúru načas?

Najprv overte dôvod omeškania a pohľadávku aktívne riešte podľa interného inkasného procesu. V obchodnoprávnom vzťahu môžu pri splnení zákonných podmienok vzniknúť aj nároky na úroky z omeškania a paušálnu náhradu nákladov spojených s uplatnením pohľadávky. Pri komplikovaných alebo významných prípadoch je vhodné využiť odborné právne alebo inkasné poradenstvo.

Ako znížiť riziko nezaplatených pohľadávok?

Najlepším výsledkom je pohľadávke po splatnosti predísť. Kombinácia preverenia bonity odberateľov, jasných platobných podmienok, pravidelného monitoringu a rýchlej reakcie pri omeškaní pomáha firme lepšie chrániť cash flow. Pri vyššom kreditnom riziku môže byť vhodným doplnkom poistenie pohľadávok, pri už vzniknutom dlhu profesionálne vymáhanie pohľadávok.

Máte zákazníka, ktorý nezaplatil faktúru? Overte si možnosti profesionálneho vymáhania pohľadávok a zistite, aké riešenie je vhodné pre vašu firmu.

Kontaktujte nás, ak potrebuje poradiť

Faktúra je už po splatnosti? Začnite konať.

Ak vám zákazník nezaplatil, môžete pohľadávku zveriť odborníkom na vymáhanie. Coface vám pomôže s procesom vymáhania pohľadávky, aby ste zvýšili šancu dostať svoje peniaze späť.

Vyskúšajte našu online kalkulačku