Finálny šprint do konca finančného roka sa rýchlo blíži a každý deň sa počíta, pokiaľ ide o urýchlenie prílevu hotovosti. Vďaka odborným radám spoločnosti Coface a postrehom našich klientov sa dozviete, ako sa zamerať na nedobytné pohľadávky, ako zvládnuť dlhodobé pohľadávky, zmobilizovať svoje tímy a využiť digitálne riešenia na vymáhanie pohľadávok, aby ste zvýšili svoju výkonnosť a zabezpečili si cash flow pred 31. decembrom.
Prečo je aging balance strategickým nástrojom na zlepšenie vášho cash flow
Obmedzované ekonomickým prostredím charakterizovaným vysokou mierou strát, pokračujúcim nárastom oneskorených platieb a zrýchľujúcou sa platobnou neschopnosťou, spoločnosti teraz naliehavo hľadajú riešenia na ochranu svojho cash flow a efektívnejšie riadenie obchodných rizík klientov a dodávateľov.
V súčasnosti je 25 % bankrotov spoločností priamo spojené s nezaplatenými pohľadávkami. Vzhľadom na túto priamu hrozbu pre ich cash flow je prioritou pre rozhodovateľov byť dostatočne pripravení na včasné vymáhanie pohľadávok. Za týmito nezaplatenými faktúrami však často stojí nesprávne používanie kľúčového nástroja: zoznamu pohľadávok podľa splatnosti. Tento nástroj poskytuje prehľadný a dynamický pohľad na budúce cash flow, pričom podrobne uvádza pohľadávky voči zákazníkom, záväzky voči dodávateľom, splatné sumy a ich splatnosť.
Príliš často používaná ako jednoduchá tabuľka pre účtovné výkazníctvo, do ktorej sa občas nahliadne počas finančných kontrol, je zoznam pohľadávok v skutočnosti skutočným barometrom stability vášho cash flow a teda aj finančného zdravia vášho podniku. Na prvý pohľad môžete zistiť, ktorí zákazníci majú ťažkosti a pravdepodobne nezaplatia faktúry, a predvídať, ktorým dodávateľom by ste mali zaplatiť ako prvým.
Týždenná kontrola zostatku pohľadávok vám umožňuje takmer v reálnom čase zistiť nárast oneskorených platieb od niektorých zákazníkov. Táto prehľadnosť je kľúčová pre predvídanie potrieb cash flow, prijímanie správnych strategických rozhodnutí a efektívne riadenie vymáhania pohľadávok. Zanedbanie alebo nesprávne používanie tohto nástroja môže oslabiť vaše podnikanie a dokonca ohroziť stabilitu vašej spoločnosti.
Aging balance je jadrom motora: ak hotovosť neprichádza podľa očakávania, môže to rýchlo viesť k problémom s cash flow spoločnosti, ktorá sa potom ocitne vo veľkých ťažkostiach pri plnení svojich záväzkov voči dodávateľom. Tomu hovoríme domino efekt!
Nathalie Paris, Riaditeľ pre pohľadávky a vymáhanie pohľadávok pre Coface Francúzsko, Európu a západnú Afriku.
Aging balance a nedobytné pohľadávky: na čo by ste mali dávať pozor
"Upratovanie" aging balance vyžaduje prísnu metodiku a jasne stanovené procesy. Nie je to len otázka identifikácie oneskorení, ale aj pochopenia ich pôvodu a vplyvu na finančné zdravie spoločnosti.
Prvým krokom je overenie, či je každý zaznamenaný dlh skutočný a splatný, a to na základe podporných dokumentov: faktúr, dodacích listov, dokladov o poskytnutých službách, listov a e-mailov. Skontrolujte, či neexistujú žiadne spory, chyby vo fakturácii alebo duplicitné položky, a vysledujte každú anomáliu: diabol sa skrýva v detailoch. Prípadová štúdia klienta demonštruje túto skutočnosť: spoločnosť zistila takmer 1 milión libier nezaplatených dlhov... jednoducho kvôli chybe vo fakturácii! Pravidelné monitorovanie portfólia pohľadávok by umožnilo túto anomáliu rýchlo napraviť.
Po overení pohľadávok stanovte priority pri vymáhaní pohľadávok. Na rozdiel od všeobecného presvedčenia je najúčinnejším prístupom riešiť najskôr najstaršie a najväčšie pohľadávky, ktoré najviac zaťažujú váš cash flow, a to tak, že pohľadávky rozdelíte do troch kategórií:
- Tie, ktoré sú splatné D+30
- Tie, ktoré sú splatné D+60
- Tie, ktoré majú termín D+90
Ak zistíte, že máte veľké množstvo pohľadávok po splatnosti viac ako 90 dní, je potrebné vypracovať akčný plán. Ak tieto pohľadávky predstavujú viac ako 10 % z celkovej sumy pohľadávok, je potrebné konať rýchlo. A ak presiahnu 15 %, je naliehavé vybaviť sa riešeniami na vymáhanie pohľadávok a ochranu pred nezaplatenými pohľadávkami.
- Rachid Aoulad Hadj, Riaditeľ predaja služieb vymáhania pohľadávok pre Coface Francúzsko, Európu a západnú Afriku.
Monitorovanie vášho aging balance musí byť založené na jasných varovných signáloch, ktoré vám umožnia rýchlo konať:
- pokles miery vymoženia pohľadávok,
- zmeny v kontaktných osobách,
- rokovania o splátkových plánoch,
- neodpovedanie na vaše žiadosti a upomienky,
- nárast sťažností.
Tieto „kvalitatívne“ signály musia byť doplnené „kvantitatívnymi“ signálmi, ktoré sa monitorujú pomocou kontrolných panelov a ukazovateľov, ako je DSO (Days Sales Outstanding) alebo CEI (Collection Effectiveness Index), ktoré merajú vašu skutočnú schopnosť inkasovať hotovosť. Ak váš CEI, zvyčajne okolo 90 %, klesne počas týždenných alebo mesačných meraní, je to silný varovný signál. Pri dôslednom monitorovaní vám tieto ukazovatele umožňujú predvídať ťažkosti, flexibilne prispôsobiť platobné podmienky, zorganizovať vymáhanie pohľadávok alebo sa rozhodnúť pre riešenie v podobe poistenia pohľadávok.
Včasné upomienky, kodifikácia a spoločné zapojenie: rýchle úspechy pri implementácii
Na urýchlenie prílevu hotovosti je obzvlášť účinné zavedenie preventívneho systému upomienok. Návratnosť investícií do týchto upomienkových opatrení však bude závisieť od vašej organizácie: váš systém musí byť založený na jasných procesoch, ktoré sú známe (a dodržiavané!) všetkým v spoločnosti. Predbežné upomienky zasielané pred dátumom splatnosti platby vám umožňujú včas odhaliť potenciálne spory, zefektívniť cash flow a vyhnúť sa blokovaniu nepríjmených situácií na konci roka.
Celkovo sa rozhodnite pre časované upomienky prispôsobené profilu každého zákazníka: malý počet zákazníkov ocení, ak im bude zaslaná upomienka pred dátumom splatnosti, zatiaľ čo veľký počet zákazníkov to neocení. Paradoxom je, že tí, ktorí namietajú proti preventívnym upomienkam, sú zvyčajne tí, ktorí platia včas. Tento individuálny prístup vám umožňuje prispôsobiť proces upomienok tak, aby ste si zabezpečili cash flow a zároveň zachovali obchodné vzťahy. Preto je dôležité systematizovať dôvody nezaplatených faktúr (problémy s cenou, chýbajúce položky, nedodanie tovaru atď.), aby ste mohli lepšie zamerať nápravné opatrenia, ale aj zmobilizovať ostatné oddelenia vo vašej spoločnosti na riešenie obchodných sporov.
Úspech vašej stratégie vymáhania pohľadávok nezávisí výlučne od vašich finančných tímov. Zapojenie tímov predaja, zákazníckeho servisu a dokonca aj logistiky je kľúčové: každý na svojej úrovni vzťahu so zákazníkom môže pomôcť odstrániť prekážky platby.
Nemali by ste čakať až do dátumu splatnosti, aby ste poslali upomienku a potom zistili, že došlo k sporu. Jeho vyriešenie môže trvať mesiace alebo aj dlhšie.
"Prostredníctvom následných opatrení a systému kodifikácie nezaplatených pohľadávok môžete lepšie kvalifikovať a vyčistiť svoje staré zostatky a napríklad spustiť internú komunikačnú kampaň s cieľom rýchlo vyriešiť spor a čo najskôr inkasovať hotovosť." -
Farah Anezot, Credit Manager v spoločnosti JJA Group.
Digitálne vymáhanie pohľadávok a outsourcing: páky na optimalizáciu vášho výkonu
Automatizácia a digitalizácia, ktoré ponúkajú nové technológie, menia správu pohľadávok z obchodného styku. ERP, CRM, riešenia pre hodnotenie... Ekosystém vymáhania pohľadávok sa vyvíja a digitálne nástroje sú teraz nevyhnutnými spojencami pri zabezpečovaní spoľahlivosti údajov, automatizácii opakovaných úloh a poskytovaní detailného 360° pohľadu na finančnú situáciu vašej spoločnosti:
- ERP (Enterprise Resource Planning) systém vám umožňuje centralizovať vaše finančné toky a automatizovať upomienky, ako aj automaticky triediť vaše pohľadávky podľa veku!
- CRM (Customer Relationship Management) je nevyhnutný pre pochopenie obchodného kontextu pred kontaktovaním zákazníka;
- Hodnotiace riešenia vám pomáhajú posúdiť finančnú situáciu vašich protistrán a zamerať svoje kroky na najsolventnejších zákazníkov, aby ste maximalizovali vymáhanie pohľadávok.
- Spolupracujúce nástroje, ako napríklad platformy na riešenie sporov, uľahčujú tok informácií a rýchle riešenie problémov.
Skúsenosť spoločnosti JJA Group, ktorá sa nedávno vybavila digitálnym nástrojom na vymáhanie pohľadávok MyDSO, demonštruje zvýšenie efektívnosti, ktoré umožnila digitalizácia a automatizácia procesu vymáhania pohľadávok.
Výsledky hovoria samy za seba: spoločnosť zvýšila mieru inkasa z 80 % na 90 % za (len!) jeden rok. Okrem prevádzkovej výkonnosti tieto nástroje tiež uvoľňujú čas na činnosti s vyššou pridanou hodnotou a zlepšujú kvalitu vzťahov so zákazníkmi.
Čas strávený manuálnymi úlohami je teraz venovaný budovaniu vzťahov. Vytvárajú sa tak oveľa silnejšie vzťahy s obchodnými partnermi.
- Farah Anezot, Credit Manager spoločnosti JJA Group.
Ako posledná možnosť môže byť múdre rozhodnutie zveriť vymáhanie pohľadávok odborníkovi a outsourcovať ho, ak vaše interné opatrenia dosiahli svoje limity, najmä v prípade veľkých, komplexných alebo medzinárodných portfólií pohľadávok. Uznávaná odbornosť tretej strany má tiež okamžitý psychologický vplyv na dlžníkov.
Zverenie vymáhania pohľadávok odbornému poskytovateľovi služieb, akým je Coface, znamená, že sa opäť stanete prioritou v platobných rozhodnutiach dlžníka, pričom sa môžete naďalej sústrediť na svoje podnikanie.
- Rachid Aoulad Hadj, Riaditeľ predaja v oblasti vymáhania pohľadávok pre Coface Francúzsko, Európu a západnú Afriku.
Nakoniec, proaktívne riadenie vašich pohľadávok posilňuje dôveryhodnosť vašej spoločnosti pri rokovaniach s finančnými partnermi, ako sú banky alebo poistitelia pohľadávok, ktorí budú ochotnejší poskytnúť vám financovanie alebo záruky aj v napätých situáciách.
Začnite konať hneď teraz
Koniec finančného roka sa rýchlo blíži a každý deň je dôležitý, pokiaľ ide o zabezpečenie vášho cash flow. Nenechajte, aby vaše dlhy a pohľadávky spomalili rast vášho podnikania:
Kontaktujte naše tímy, aby posúdili vaše potreby a oboznámili vás s našimi riešeniami v oblasti poistenia obchodných úverov a vymáhania pohľadávok, ktoré sú prispôsobené vášmu odvetviu a geografickej oblasti.
