Oneskorené platby, problémy s cash flow a platobná neschopnosť: VSEs-SMEs sú viac vystavené riziku nezaplatených faktúr a sú preto v prvej línii, keď sa vyskytnú ťažkosti. Keď sa zmenšuje počet objednávok, predlžujú sa lehoty splatnosti a cash flow je neistý, je naliehavo potrebné získať kontrolu nad pohľadávkami. Tu je náš návod, ako zabezpečiť cash flow a posilniť odolnosť vašej spoločnosti.
Prečo si pohľadávky zaslúžia vašu plnú pozornosť
VSEs a SMEs čelia neustálemu tlaku: neistému hospodárskemu prostrediu, regulačným tlakom, problémom s cash flow, administratívnej zložitosti a dlhším platobným podmienkam. V tejto súvislosti sa správa pohľadávok stáva strategickým (dokonca životne dôležitým!) problémom finančného riadenia malých podnikov.
Vo väčšine prípadov sa však pohľadávky príliš často zanedbávajú a naďalej ich spravuje priamo generálny riaditeľ VSE alebo SME. Problémom je, že manažéri VSE a SME sú angažovaní na všetkých frontoch a nedostatočne vybavení, ak vôbec, a rýchlo zistia, že sú zahltení nedostatkom špecializovaných ľudských a technologických zdrojov. Výsledkom je časovo náročná, nedostatočne optimalizovaná organizácia a oslabený cash flow.
Dôsledné monitorovanie platieb, účinná politika vymáhania pohľadávok a predvídanie rizík pre klientov však môžu všetko zmeniť. Existujú jednoduché reflexie, dostupné nástroje a osvedčené riešenia, ktoré vám pomôžu získať kontrolu nad pohľadávkami a premeniť ich na páku finančnej výkonnosti.
1 - Predvídajte cash flow
V rámci obchodných operácií denne poskytujete svojim partnerom platobné podmienky. Vaši klienti tak získajú krátkodobé financovanie bez toho, aby museli ísť cez banku alebo finančnú inštitúciu. Problém: táto bežná prax nevyhnutne vystavuje vašu spoločnosť riziku nezaplatenia.
Malé podniky pôsobia v náročnom prostredí, ktoré sa vyznačuje hospodárskymi ťažkosťami aj štrukturálnymi nedostatkami. V situácii, keď oneskorené platby a klesajúci dopyt oslabujú cash flow, je nevyhnutné mať jasný prehľad o svojom cash flow. To vám umožní zamerať sa na prípadné potreby financovania, včas rokovať s partnermi, merať požiadavky na prevádzkový kapitál, vyhnúť sa nepríjemným prekvapeniam a prijímať informovanejšie rozhodnutia.
Na každodennú správu pohľadávok z obchodného styku používajte jednoduchý ovládací panel, ktorý sa pravidelne aktualizuje. Tento nástroj vám umožní zobraziť očakávané príjmy a výdavky hotovosti a identifikovať rizikové obdobia. Okrem toho vám ľahko použiteľné digitálne nástroje (Excel, softvér na riadenie, bankové platformy) umožňujú toto monitorovanie automatizovať.
Toto každodenné monitorovanie je základným manažérskym reflexom, ktorý môže byť viac než dostatočný na zabezpečenie cash flow a riadenie podniku s väčším pokojom a zároveň aktívnejšie predvídať napätie v cash flow.
2 - Čistý cash flow: váš finančný kompas na udržanie kurzu
Ak chcete zistiť svoje finančné zdravie, pravidelne si vypočítajte čistý cash flow. Je to rozdiel medzi vašimi disponibilnými prostriedkami (v hotovosti alebo na bankových vkladoch) a vašimi krátkodobými záväzkami. Inými slovami, hovorí o tom, či ste schopní plniť svoje okamžité záväzky. Kladný čistý cash flow vám poskytuje flexibilitu pri riešení krátkodobých nepredvídaných udalostí.
Naopak, nulový alebo záporný čistý cash flow by mal vyvolávať poplach. Upozorňuje na okamžité napätie, riziko zablokovania alebo dokonca platobnej neschopnosti. Vtedy je naliehavo potrebné prijať opatrenia: zháňať dlžníkov, aby sa urýchlili platby, rokovať s dodávateľmi, znížiť zásoby alebo upraviť niektoré výdavky.
Tento jednoduchý, ale veľmi dôležitý výpočet je účinným nástrojom pre obchodné rozhodovanie. Pomáha vám naďalej rozvíjať podnikanie a zároveň sa vyhnúť závislosti od krátkodobého financovania (bankové prečerpania a úvery, dodávateľské úvery, inkaso pohľadávok) a zabezpečiť investičné projekty.
3 - Ak chcete fakturovať rýchlo, fakturujte dobre
Jasný a dobre definovaný proces fakturácie je prvou prekážkou proti oneskoreným platbám. Kto je zodpovedný za fakturáciu? Kedy sa majú vystavovať faktúry? Ako by sa mali vystavovať? Každá z týchto otázok musí byť vo vašej organizácii jasne zodpovedaná. Faktúra, ktorá je odoslaná rýchlo, obsahuje správne informácie na správnom mieste a je v súlade s predpismi, bude s väčšou pravdepodobnosťou zaplatená včas!
Organizovaná a dôsledná fakturácia výrazne znižuje priemerné oneskorenie úhrady (DSO – Days Sales Outstanding). Čím kratšie je toto obdobie, tým zdravší je váš cash flow. Štruktúrovanie fakturačných procesov vám tiež umožňuje obmedziť spory, zlepšiť vzťahy s klientmi a posilniť odbornosť a dobré meno vašej spoločnosti. Je to jednoduchá, ale veľmi účinná páka. Okrem toho automatizácia fakturácie prostredníctvom digitálnych riešení (ERP, softvér na riadenie) šetrí čas a zvyšuje spoľahlivosť procesu fakturácie a inkasa. Nezabudnite tiež na povinné právne upozornenia a vaše platobné podmienky a na vytvorenie systematického systému sledovania faktúr.
4 - Následná komunikácia s klientom: konajte hneď na druhý deň!
Keď váš klient dostane platobnú upomienku deň po prvom dni splatnosti, dostane od vás jasný signál: svoje pohľadávky pozorne sledujete, ste ostražití a organizovaní. Toto je nevyhnutné pre zabránenie tomu, aby sa oneskorené platby premenili na nedobytné pohľadávky.
V prípade nezaplatených pohľadávok sa počíta každý deň. Čím dlhšie budete čakať, tým menšia je pravdepodobnosť, že svoj pohľadávky vymôžete. Rýchle pripomenutie často pomôže vyriešiť situáciu, na ktorú sa jednoducho zabudlo alebo sa prehliadla. Pravidelná komunikácia s dlžníkom bude vždy účinnejšia ako oneskorená formálna upomienka. Môže vám tiež pomôcť identifikovať klientov, ktorí čelia ťažkostiam, a dosiahnuť s nimi priateľskú dohodu!
Systematizujte si pripomienkovanie (e-mail, telefonát, doporučený list) a používajte nástroje na automatické pripomínanie, aby ste sa zbavili tejto časovo náročnej úlohy. Dôležité: uchovávajte si záznamy o každej výmene, aby ste v prípade sporu mohli zdôvodniť svoje konanie.
5 - Platobné podmienky: váš spojenec proti oneskoreným platbám
VSE a SME príliš často zanedbávajú formalizáciu svojich platobných podmienok, čo umožňuje ich klientom využiť nedostatok jasnosti alebo si stanoviť vlastné podmienky. Objasnenie podmienok predaja, požadovanie záloh alebo stanovenie pokút za oneskorené platby sú však jednoduchými spôsobmi, ako si zabezpečiť cash flow. Napríklad obdobie priemerné oneskorenie úhrady (DSO) sa dá drasticky znížiť vyjednaním kratších platobných podmienok a požadovaním záloh pri objednávke. Obmedzíte tak vystavenie sa riziku zo strany klienta a zachováte si peňažný tok.
Zmluvné podmienky musia byť jasné, prístupné a systematicky oznamované pred predajom. Poskytujú ochranný právny rámec. Zálohy umožňujú zabezpečiť časť obratu od začiatku poskytovania služby. Sankcie za oneskorené platby majú dvojaký účinok: pôsobia odstrašujúco a poskytujú kompenzáciu. Aj keď sa uplatňujú len zriedka, už len ich uvedenie povzbudí zákazníkov k dodržiavaniu termínov. Neváhajte ich zákazníkom pripomenúť vo svojich upomienkach.
6 - Riziko klienta: detekcia slabých signálov
Nie všetci vaši klienti predstavujú rovnakú úroveň rizika. Niektoré signály by vás však mali varovať: opakujúce sa oneskorenia, neobvyklé požiadavky, zmeny v prístupe alebo spôsobe konania v obchodnom vzťahu... Začlenenie tejto analýzy do vášho obchodného procesu je preventívnym reflexom.
Vyzbrojte sa nástrojmi na prevenciu nezaplatených faktúr a analýzu rizík klientov, ako napríklad Poistenie pohľadávok alebo Obchodné informácie, ktoré hodnotia pravdepodobnosť zlyhania platby. Tieto riešenia vám umožnia lepšie spoznať vašich obchodných partnerov, prispôsobiť platobné podmienky ich finančnému zdraviu a obmedziť vaše riziko. Je to dobrý spôsob, ako sa vyhnúť zlým platcom a zamerať sa na najspoľahlivejších klientov.
7 - Digitalizácia pohľadávok na zlepšenie cash flow
Digitalizácia pohľadávok je jednou z hlavných výziev, ktorým v súčasnosti čelia spoločnosti z hľadiska finančnej výkonnosti. Elektronická fakturácia, automatické upozornenia a plánované upomienky sú nástroje, ktoré šetria čas, znižujú chybovosť a zvyšujú prehľad nad peňažnými tokmi, čím uľahčujú celkové riadenie podniku.
Okrem "praktických" výhod spoločnosti, ktoré digitalizujú správu svojich klientov, zlepšujú mieru inkasa a skracujú lehoty splatnosti. K dispozícii je mnoho riešení, ktoré sú špeciálne prispôsobené pre VSE a SME, vrátane fakturačného softvéru, CRM a platobných platforiem. Investície sú často skromné v porovnaní s dosiahnutým zvýšením efektívnosti. Kľúčom je vybrať si nástroje, ktoré sú jednoduché, interoperabilné a prispôsobené vašim potrebám.
8 - Vymáhanie pohľadávok: konajte hneď, kým nie je neskoro!
V súčasnom prostredí hrozba oneskorených platieb ťažko dolieha na väčšinu spoločností na celom svete. Platobné správanie sa zhoršuje, spoločnosti čelia častejším oneskoreným platbám, dlhším priemerným lehotám splatnosti a znepokojujúcemu nárastu platobnej neschopnosti.
VSE a SME majú oveľa obmedzenejšie finančné rezervy, ktoré im umožňujú prekonať tieto turbulentné časy a vyhnúť sa kríze likvidity. Paradoxne, hoci väčšina VSE a SME pripisuje tieto oneskorenia platieb finančným problémom svojich klientov, len málo z nich sa rozhodne pre vymáhanie pohľadávok, ktoré sa považuje za časovo náročné, zložité, drahé a bez záruky úspechu.
Bez ohľadu na výšku sumy nie je omeškanie platby nikdy banálne (ani bezbolestné). Môže vážne oslabiť váš cash flow a dokonca ohroziť prežitie vašej spoločnosti. Príklad: Na kompenzáciu nezaplatenej faktúry vo výške 5 000 EUR bude musieť spoločnosť s 10 % maržou vytvoriť dodatočný obrat vo výške 50 000 EUR (ak je vaša čistá marža 10 %). Náklady sú teda oveľa vyššie, ako sa zdá!
9 - Nebojujte s neuhradenými pohľadávkami sami
Aj pre malé spoločnosti existujú externé riešenia na ochranu pred nezaplatenými faktúrami a zaručenie úhrady pohľadávok v prípade problémov. Poistenie pohľadávok, faktoring, agentúry na vymáhanie pohľadávok: tieto riešenia sú stále nedostatočne využívané spoločnosťami, často z dôvodu nedostatočných znalostí alebo obáv zo zložitosti.
Výkonný nástroj na riadenie rizík klientov, Poistenie pohľadávok chráni vaše pohľadávky voči klientom pred rizikom nezaplatenia. Chráni vás pred nezaplatenými faktúrami tým, že za stanovených podmienok garantuje zaplatenie pohľadávok v prípade nesplácania. Pomáha vám rozvíjať vaše podnikanie tým, že predvída neplnenie záväzkov a poveruje vás vymáhaním pohľadávok v prípade ich vzniku, ako napríklad online komplexné riešenie poistenia pohľadávok EasyLiner pre VSE a SME.
Faktoring vám zatiaľ umožňuje získať okamžitú zálohu finančných prostriedkov alebo úhradu faktúr prostredníctvom finančnej inštitúcie tretej strany. Toto flexibilné riešenie financovania zlepšuje majetok vašej spoločnosti a zabezpečuje cash flow.
Príliš často prehliadané, Vymáhanie pohľadávok môže znamenať rozdiel medzi prežitím a rastom vašej spoločnosti. Pre VSE a SME bez špecializovaných ľudských alebo finančných zdrojov, outsourcing vymáhania pohľadávok preto môže byť efektívnym a ziskovým riešením. Ak chcete maximalizovať svoje šance, vymáhanie pohľadávok musí byť rýchle, štruktúrované a primerané. 200 špecialistov na vymáhanie pohľadávok a 250 právnych partnerov Coface vám pomôže vymôcť vaše pohľadávky v 190 krajinách: máte možnosť získať dlžné finančné prostriedky rýchlejšie a zároveň si zachovať vzťahy s klientmi, ktorí sú vašimi dlžníkmi.
10 - Finančné znalosti: investujte do udržateľnosti svojej spoločnosti
Pochopenie kľúčových ukazovateľov, znalosť analýzy súvahy, zvládnutie oneskorených platieb a skutočného vplyvu nezaplatených faktúr, identifikácia rizík klientov alebo dodávateľov: to všetko sú zručnosti, ktoré vám pomôžu samostatnejšie riadiť spoločnosť a lepšie predvídať riziká, aby ste mohli prijímať najlepšie obchodné rozhodnutia.
Pevná finančná kultúra vám umožní lepšie štruktúrovať procesy, optimalizovať výkonnosť pomocou digitálnych rozhodovacích nástrojov a zaviesť účinnú stratégiu na predchádzanie nezaplateným faktúram. Platí to pre manažérov VSE-SME, ako aj pre ich tímy, najmä pre tých, ktorí majú na starosti fakturáciu, sledovanie klientov a účtovníctvo.
Krátke školenia, webové semináre alebo podpora na mieru, akú ponúka napríklad spoločnosť Coface, vám môžu pomôcť rozvíjať skutočné odborné znalosti v oblasti komerčných rizík. Neustále vzdelávanie a sledovanie hlavných trendov v globálnej ekonomike a rizík v jednotlivých krajinách a odvetviach je investíciou do dlhodobej budúcnosti vašej spoločnosti.
- Objavte EasyLiner, komplexné online riešenie poistenia pohľadávok pre malé podniky
- Poistenie pohľadávok, Obchodné informácie, Vymáhanie: nájdite riešenie, ktoré vyhovuje vašim potrebám, a kontaktujte našich odborníkov teraz!
